GeoSak og samordnet gravemeldingstjeneste i Tromsø kommune

Tromsø kommune har vært kunde av Geomatikk siden 2004 og benytter våre løsninger på både vei og VA. GeoSak med tilhørende moduler har etter hvert blitt et komplett saksbehandlingssystem for Tromsø kommune Vann og Avløp.

Vi har tatt en prat med Knut-Jacob Lind på Kundeservice i Seksjon for vann og avløp i Tromsø kommune, om hvordan kommunen jobber innenfor vann og avløp, og hvordan GeoSak understøtter arbeidet.

Tromsø kommune har hatt samordnet gravemeldingstjeneste siden 2004, og Knut-Jacob har siden han begynte i kommunen i 2010 vært sentral i utviklingen av VA-delen av gravemeldingstjenesten i Tromsø.

Interne rutiner og strømlinjede arbeidsprosesser som understøtter arbeidsverktøyene

Knut-Jacob og Kundeservice på Vann og avløp har de senere årene hatt fokus på utvikling av rutiner og retningslinjer for hvordan man jobber internt i kommunen, og hvordan brukernes arbeidsmetodikk kan bidra til at kommunen og VA-seksjonen som helhet utfører sine arbeidsoppgaver mest mulig effektivt.

Knut-Jacob trekker frem behovet for å dele informasjon og dokumentasjon mellom ulike enheter i kommunen, som er avhengige av hverandre, som en viktig årsak til å etterstrebe strømlinjede arbeidsprosesser ved hjelp av effektive arbeidsverktøy.

«Det er viktig å dokumentere det vi jobber med, på en slik måte at andre har nytte av informasjonen. Jeg synes det er veldig interessant å være med og bygge opp dette, slik at vi kan henge bedre sammen og få en mer strømlinjeformet arbeidsdag.»

Samtidig er Knut-Jacob opptatt av å utnytte mulighetene som allerede ligger i eksisterende løsninger som er utviklet for å ivareta bestemte arbeidsprosesser, i stedet for at verktøyene skal skreddersys til interne arbeidsmetodikker som har blitt til over flere år.

GeoSak gjør arbeidet mindre personavhengig

Tromsø kommune har hatt samordnet gravemeldingstjeneste siden 2004, og når Knut-Jacob begynte i kommunen, hadde de forløperen til GeoSak, GeoMelding. Kommunen gikk over til GeoSak i 2016, og verktøyet har blitt en stadig viktigere del av arbeidshverdagen og målet om mest mulig strømlinjeformede arbeidsprosesser.

Det vil alltid være mye som sitter i veggene i en kommune, og Kundeservice på Vann og avløp er opptatt av å hele tiden ha et kritisk blikk på hvordan man er vant til å løse arbeidsoppgaver, og hva man faktisk trenger å gjøre. I stedet for å følge «slik har vi alltid gjort det – prinsippet», mener Knut-Jacob det er viktig å ha fokus på hvorfor man gjør ting på en bestemt måte, og samtidig vurdere hva behovet egentlig er. Og ikke minst hvordan eksisterende systemer kan understøtte effektivisering ved å bidra til å definere gode rutiner og dokumentasjon.

«Jeg er redd for at GeoSak skal bli for spesielt, jeg ønsker at et slikt system skal være mest mulig likt for alle. Jeg er mer fan av at vi som brukere heller må endre oss i måten vi jobber på. Ofte er behov for funksjonalitet basert på «kjekt å ha», og knyttet til vaner og hvordan man har gjort ting tidligere. Det er viktig å heller utnytte de funksjonene som allerede er i GeoSak. Hos oss har vi laget oss et system basert på de funksjonene som finnes, og som faktisk tilrettelegger for at våre saker ikke blir personavhengige. Jeg kan ta over mine kollegers saker når som helst, fordi jeg finner alt godt dokumentert i GeoSak.»

GeoSak dekker hele jobben fra A til Å

Knut-Jacob forteller at de på vann og avløp i kommunen er så vant til å bruke GeoSak, at systemet har blitt en helt naturlig og nødvendig del av arbeidshverdagen.

«Sporbarheten er god, og det er veldig enkelt for oss å søke opp pågående saker for å de følge opp. GeoSak har mange funksjoner som gjør at saker ikke blir personavhengige, slik som gode søkemuligheter og felt for interne saksmerknader. Selvsagt har det også å gjøre med måten man jobber på i kommunen, men GeoSak er i hvert fall utformet på en slik måte at vi kan lage oss effektive arbeidsmetoder.»

I dag har Tromsø kommune Vann og Avløp skjema for VA-melding/sanitærmelding og vannmåler i Ledningsportalen, i tillegg til at Park og Vei har digitalisert sine skjema via samme system. Tromsø kommune Vann og Avløp ser også på hvordan selve VA-søknaden kan integreres i GeoSak, som erstatning for dagens PDF-skjema. Det er laget en demo for skjema i samarbeid med Geomatikk, da kommunen ønsker å få all søknadsinnsending og saksbehandling i ett og samme system. Brukerne av systemet, altså entreprenører og rørleggere, er godt vant til Ledningsportalen og kommunen ser det som effektiviserende og nyttig å knytte alt sammen, både for kommunen selv og brukerne av tjenesten.

Kommunen har også tatt i bruk tilleggsmodulen «oversiktskart» som gir et bilde over alt av arbeid registrert på vei og VA. Knut-Jacob understreker at kartmodulen er et kjempenyttig verktøy for de som saksbehandler i kommunen. Her ser de alt av søknader, planer via KGrav og gravehenvendelser i ett og samme grensesnitt. De får dermed en komplett oversikt over det som faktisk rører seg og pågår innenfor et innmeldt arbeidsområde. Samt at de vil kunne se om det er tilknyttet noe tilsynsarbeid på arbeidet via feltapplikasjonen GeoSak Felt.

I dag er det to kontrollører som bruker GeoSak Felt i Tromsø kommune, for dokumentasjon på oppfølging av arbeid i felt. Tromsø kommune Vann og Avløp sier de ikke har hatt gode nok rutiner internt med tanke på hvilket fokus man skal ha på kontroller ute, men nå begynner de å få mer struktur på hva de ønsker og har behov for. Saksbehandler kan aktivere en kontroll i GeoSak, legge til kommentar i merknadsfelt til kontrollør og laste opp eventuelle vedlegg. Alt av skjema og annen dokumentasjon i felt legger seg rett fra feltappen til saken i GeoSak.

Særlig nå som det er kommet på plass en epostmodul i GeoSak (innkommende epost), vil all korrespondanse gå via systemet. Kundeservice har satt som rutine at en ikke skal benytte seg av egen jobbepost til sakskorrespondanse. Dette for å få all historikk, dialog og etterlysning knyttet til en sak inn i selve systemet. Dette gjør det mindre sårbart når ting ikke blir personavhengig, og dersom en entreprenør sender noe relevant til en sak via annen epostfunksjon, henvises det til eposten knyttet til GeoSak. Man sitter dermed med en komplett historikk i ett og samme system, noe som gjør det lett å finne tilbake til all historikk rundt et og samme arbeid.

Fra kommunen tok i bruk GeoSak i 2016, og etter hvert GeoSak Felt med ny funksjonalitet og tilhørende moduler, har systemet altså utviklet seg til å bli en komplett løsning for å ivareta hele prosessen og hvordan Vann og avløp ønsker å jobbe.

«Vi bruker ingen skyggesystemer for å ivareta arbeidsoppgaver, GeoSak med tilhørende moduler har blitt et komplett saksbehandlingssystem for oss i Tromsø kommune. GeoSak dekker hele jobben fra A til Å, og er et veldig bra system for oss.»

GeoSak ivaretar det interne liv i kommunen

GeoSak ivaretar også det Knut-Jacob kaller «det interne liv» i kommunen. I en søknadsprosess så skjer det mye underveis internt i kommunen. Eksempelvis må det midtveis meldes ifra til Innfordringsenheten som skal sende gebyrfaktura, eller at enkelte saker trenger spesiell oppfølging. GeoSak ivaretar også denne interne dialogen og informasjonsflyten, noe kommunen har god nytte av.

«Ved hjelp av epostmodulen i GeoSak har vi laget oss et oppfølgingssystem for nettopp dette, det gjør at slike saker ikke blir personavhengig. GeoSak er bra for entreprenøren som sender inn søknaden, og det er ekstremt bra for oss saksbehandlere.»

Brukerorientering og erfaringsutveksling

Brukerorientert utvikling er viktig for oss i Geomatikk, og vi får stadig innspill og endringsønsker fra brukerne av våre systemer. At brukerne av våre løsninger er engasjerte og delaktige er avgjørende for at vi skal kunne utvikle oss, og til enhver tid levere de beste løsningene for å dekke de ulike behovene blant våre kunder. Ekstra gøy er det når kunder som Tromsø kommune uttrykker at de er fornøyde med brukerinvolveringen og responstiden:

«Systemet ivaretar alt vi har behov for, og ønsker vi å få endret på ting i skjemaene våre så gjør Geomatikk denne endringen. Eventuelle andre ønsker og behov melder vi fortløpende inn til Geomatikk, som gir tilbakemelding på hva som er mulig og ikke, eventuelt at ønskene legges i utviklingskøen – det synes jeg er veldig ryddig og flott. Det går raskt å få svar fra Geomatikk på alt av forespørsler.»

Knut-Jacob setter stor pris på å årlig kunne delta på både GeoSak-forum og Kundeforum. Her får man samlet alle aktørene som benytter systemet og kan utveksle erfaringer. Som bruker får man samtidig muligheten til å være med å påvirke utviklingen av systemene man bruker daglig.

«Det er veldig interessant å jobbe mot en forbedring. Det går på mange ting, slik som holdninger og rutiner internt for hvordan vi på VA-seksjonen skal henge godt nok sammen. Men det går også på systemene vi bruker – slik som GeoSak. Jeg gleder meg veldig til GeoSak-forum og synes det er superinteressant, for da kan vi være med å påvirke hvordan vi ønsker at systemet vi bruker skal være.»

Årlig samler Geomatikk brukere og kunder av våre løsninger og tjenester. Under forumet for kommunekundene samles kommuner fra hele landet til fag- og erfaringsutveksling rundt bruk av GeoSak. I samråd med deltagerne og brukerne av systemet settes det opp en prioriteringsliste for videre utvikling av systemet.

«Det jeg liker veldig godt med disse samlingene er at man får høre hvor andre kommuner er når det gjelder bruk av GeoSak. Det er veldig nyttig å høre hvordan andre bruker systemet og samtidig kunne dele egne erfaringer som kan være relevante for andre. Ved slike samlinger er det ofte mye inspirasjon å hente for ytterligere forbedring av rutiner i egen organisasjon.»

Vi takker Knut-Jacob for praten og ser frem til det videre samarbeidet med Tromsø kommune.