«Vi skal starte opp med GeoSak 2 – Hva nå?»

Prosessen med overføring av kommuner til GeoSak 2 er i full gang. Underveis har vi gjort oss noen erfaringer som kan gjøre overgangen enda mer smidig og effektiv. Har du fått beskjed om at kommunen skal over på GeoSak 2, men er usikker på hva kommunen må gjøre i forkant? Vi har tatt en prat med Kjetil, vår produkteier for GeoSak, for å gi dere en bedre forståelse av prosessen.

Hva vil du anbefale til de kommunene som ikke har startet migreringen til GeoSak 2?

Hvis kommunen ikke har startet migreringen til GeoSak 2, anbefaler vi å komme i gang så snart som mulig. Overgangen kan være tidkrevende, og det er viktig å begynne planleggingen tidlig, spesielt med tanke på hvilke interne ressurser som bør involveres. For å sette i gang prosessen, ta kontakt med din kundeansvarlige, så kan vi sammen avtale prosessen videre.

Hva er det første steget kommunen bør gjøre når de skal over på GeoSak 2?

Det første steget er å registrere AD-innloggingen. Dette er avgjørende for at vi skal kunne koble GeoSak 2 med kommunens systemer. Det er en enkel oppgave –Geomatikk sender dere en lenke, og deres IT-administrator i kommunen klikker på den. Men selv enkle oppgaver kan ta tid, så vi anbefaler å gjøre dette så raskt som mulig. Dette er nødvendig for at vi skal kunne gå videre med migreringen.

AD-innloggingen er registrert – Hva nå?

Neste steg i prosessen er oppsett av e-postserver. Med GeoSak 2 behøver vi at kommunen setter opp både inn- og utgående e-post for å kunne sende og motta e-poster i forbindelse med vedtak. Dette er viktig for at relevante eposter kan knyttes til saker i systemet. Vi anbefaler at kommunen sørger for at e-postserveren er riktig konfigurert før dere går live. Dette kan være tidkrevende, men er essensielt for en god implementering.

Må entreprenørene informeres om det nye systemet?

Ja, det er viktig at alle relevante entreprenører blir informert om GeoSak 2. Dette kan dere gjøre via e-post og nettsider. Vi anbefaler at kommunen lager informasjon som forklarer hvordan entreprenørene skal bruke systemet. Hvis kommunen er usikker på hvilke entreprenører som er relevante, kan dere kontakte deres kundeansvarlige.

Hva bør kommunen gjøre for å sikre at ansatte er godt forberedt på å bruke GeoSak 2?

For at ansatte i kommunen skal føle seg trygge på bruken av systemet, anbefaler vi at alle ser våre opplæringsvideoer. Vi har opptak fra webinarer som gir en grundig innføring i systemet. Vi anbefaler at alle ansatte ser på disse før kommunen går live med systemet. God opplæring er en essensiell del for en smidig overgang og at brukerne føler seg trygge.

Hva skjer med innsendte søknader i overgangen til nytt system?

Uken før «go-live», gjennomfører vi selve migreringen fra GeoSak 1 til GeoSak 2. Kommunen kan ikke utføre saksbehandling eller motta nye søknader mens migreringen pågår. Det er derfor lurt å ta høyde for dette i planleggingen for å unngå eventuelle problemer.

Er det andre forberedelser kommunen bør være oppmerksom på?

Ja, absolutt. Hvis kommunen har behov for tilleggstjenester, bør dette planlegges på forhånd.

Når det gjelder arkivintegrasjon, bør det bemerkes at GeoSak 2 ikke har en godkjent arkivkjerne. Kommunen må derfor bestille et oppsett fra sin arkivleverandør, slik at GeoSak får brukertilgang. Denne prosessen er tidkrevende, og av erfaring kan en leverandør på arkiv bruke opptil 3-4 uker. Når dette er på plass, bruker vi deretter 3-4 uker med oppsett, testing og migrering av systemet.

For integrering av kartlag, trenger vi informasjon om hvilke kartlag kommunen ønsker å inkludere, for eksempel oversiktskart over kommunale veier, vann- og avløpsnett eller infrastruktur. GIS-ansvarlig i kommunen må sette opp en karttjeneste og sende oss nødvendige detaljer (URL, brukernavn og passord) for å gjøre kartene tilgjengelig i systemet. Vi støtter alle de mest brukte formatene.

En annen viktig faktor å vurdere er integrering med økonomisystemet. GeoSak 2 kan integreres via enten en API-løsning eller ved bruk av tekstfiler som overføres til en SFTP-server. Det er viktig at kommunen har en kontaktperson i økonomiavdelingen som kan teste integrasjonen før dere går live. Avhengig av systemets kompleksitet kan denne prosessen ta fra 3 til 6 uker.

Videre kan GeoSak 2 også benyttes til å integrere med andre systemer i kommunen via vårt public API. Dersom kommunen har behov for å hente eller sende data til andre systemer, kan dette være en god løsning å vurdere.

En nyttig funksjon i systemet er muligheten til å koordinere gravearbeid på tvers av ledningseiere, noe som bidrar til å unngå unødvendig graveaktivitet. Vi kan sette opp kartlag som viser asfaltdekning og håndheve sperrefrister, samt tillate at all dokumentasjon – inkludert bilder – sendes inn mens arbeidet pågår. Det er en veldig nyttig funksjon for å unngå unødvendige gravearbeid og feil.

GeoSak 2 har også en feltmodul som gjør det mulig for saksbehandlere og kontrollører å dokumentere graveområder ute i felten, for eksempel ved å bruke skiltplaner eller be om endringer via appen. Systemet gir også mulighet for kommunikasjon med entreprenører og varsler om ulovlige veger. Det eneste du trenger å gjøre i forkant av migreringen, er å varsle om at dere ønsker GeoSak Felt, så setter vi opp et møte.

Hvilke råd har du til kommunene som skal implementere GeoSak 2

Planlegging og koordinering er nøkkelen. Jo bedre forberedt kommunen er, desto smidigere blir overgangen til nytt system. Vi anbefaler at alle involverte parter blir godt informert og at nødvendige forberedelser blir gjort i god tid. Og dersom det skulle oppstå spørsmål underveis, er vi alltid tilgjengelige for å hjelpe. Ta gjerne kontakt med din kundeansvarlige ved spørsmål.