Drammen kommune benytter våre løsninger for saksbehandling og koordinering av gravearbeider

Drammen kommune med sine 100 000 innbyggere etter sammenslåingen med de tidligere kommunene Nedre-Eiker og Svelvik, har benyttet Geomatikks løsninger for saksbehandling og koordinering av gravearbeider siden 2010. Kommunen benytter i dag både GeoSak og GeoSak Felt med tilhørende fakturamodul, i tillegg til KGrav.

Drammen kommune har i dag et vegnett på om lag 620 kilometer, medregnet kjørevei, gang- og sykkelvei, anleggsveier og fortau. I tillegg finnes det 74 broer og underganger i kommunen.

Samferdsel, vei og park er organisert som en egen virksomhet i kommunen og består i dag av 56 ansatte fordelt på tre avdelinger; Samferdsel, vei og parkforvaltning, Maskin, lager og verksted, samt Drift vei og park. De to sistnevnte avdelingene har egendrift, i tillegg til at de har ansvar for en liten del av kommunens øvrige drift. All drift utover dette leveres av eksterne leverandører gjennom større driftskontrakter.

Om lag 800 saker behandles i GeoSak og KGrav hvert år

Vi har tatt en prat med Per Olav Horne i Drammen kommune for å høre hvordan kommunen jobber og er organisert for å løse oppgaver og utfordringer på veisiden. Per Olav har jobbet i Drammen kommune siden 1993 og er i dag Fagansvarlig for graving, arbeidsvarsling og utleie av kommunal gategrunn i kommunens virksomhet Samferdsel, vei og park.

«Den avdelingen som jeg jobber i, Samferdsel, vei og parkforvaltning, er kommunens skilt- og veimyndighet og er bestiller av alle drift- og vedlikeholdsoppgaver på veier og parker i kommunen. Avdelingen har i dag 23 ansatte, og er fordelt på fire fagområder – Samferdselsplanlegging, Veidrift, Parkdrift og Gravemelding, arbeidsvarsling og utleie. Kommunens gravemeldingstjeneste behandler i dag ca. 800 saker i GeoSak og KGrav, mens øvrig saksbehandling foretas via kommunes sakarkivsystem, Public360.»

KGrav for koordinering av gravearbeider

Drammen kommune har benyttet seg av KGrav siden 2011. KGrav er en portal for behandling, koordinering og oppfølging av gravearbeider for eksisterende og planlagte ledningsnett/infrastruktur. Den overordnede målsettingen med løsningen er å koordinere gravearbeider, samt gi tillatelse til å ha ledninger/gategods i kommunal vei. Hensikten med denne koordineringen er å begrense de ulemper som gjentatte gravinger medfører for næringsdrivende, publikum og trafikanter.

Per Olav forteller at denne løsningen har blitt et effektivt verktøy for å kartlegge større graveprosjekter hvor det kan være behov for samordning og koordinering av ledningsfremføring, enten det er strøm, bredbånd eller vann og avløp. I slike tilfeller bruker de ulike utbyggerne/aktørene KGrav for å melde inn interesse for fellesføring.

Per Olav trekker også frem fordelen ved at KGrav nå er åpnet for bruk av andre aktører enn de store ledningseierne som har sitt nett i KGrav. Inntil nå har det kun vært ledningsaktører som har registrert sine planer i KGrav, øvrige aktører har måttet få bistand fra oss i Geomatikk for å registrere sine planer. Nye regler i kommunene har medført at antall planer registrert av aktører som ikke har sitt nett i KGrav har økt, og vi i Geomatikk har derfor utviklet ny funksjonalitet i løsningen som gjør at denne typen aktører nå kan registrere og følge opp sine planer selv, og kan nå kommunisere direkte med kommunen og de ulike ledningseierne i KGrav.

«På denne måten effektiviseres prosessen med å planlegge og koordinere arbeidet ved at utbyggerne kan spille inn prosjektene sine tidlig, og at ledningseierne kan være ute i god tid med å ta tak i utfordringer og behov i forbindelse med infrastruktur som strøm eller bredbånd for eksempel.»

GeoSak effektiviserer saksbehandlingen av gravesøknader

Når Drammen kommune anskaffet GeoSak i 2015 var det på bakgrunn av ønsket om et elektronisk søknadsverktøy med ekstern kvalitetssjekk av innholdet i søknadene før mottak hos saksbehandler. Alle gravesøknader som sendes inn til GeoSak kvalitetssikres av oss i Geomatikk for å sikre at søknadene er komplette og inneholder det de skal i henhold til Drammen kommunes kravspesifikasjon for gravesøknader.

«GeoSak har jo blitt en veldig god løsning for å sørge for at vi får god saksbehandling og har gitt oss et verktøy hvor vi kan jobbe med både saksbehandling direkte i GeoSak og kontrollere og drive tilsyn i GeoSak Felt.

Det har vært en stor fordel, og ikke minst en besparelse, at vi kan bruke mer tid på ren saksbehandling og ikke kontroll av søknader. Ved innføringen av GeoSak Felt har det også blitt slik at vi får alle tilsynene koblet i samme sak. I tillegg har den nye funksjonaliteten for e-post i GeoSak gjort at vi har mulighet til å ivareta all kommunikasjon integrert i løsningen, slik at vi har all dokumentasjon ett sted.

GeoSak for vår saksbehandling er liksom som A til Å, det er alt levert i samme løsning og det er en stor fordel når vi skal finne fram historikken etterpå!»

GeoSak Felt for tilsyn og kontroll

GeoSak Felt er feltapplikasjon for effektiv oppfølging og kontroll av arbeid i felt. Appen inneholder all informasjon om innsendt arbeid, og sakene kan vises i en kartoversikt og listevisning. Resultatene fra kontrollene journalføres og lagres i GeoSak. Feltapplikasjonen ble lansert med ny funksjonalitet i desember i fjor, og oppgraderingen har gjort appen mer fleksibel og enklere å oppdatere. Dette gjør at kontrollør kan utføre kontroll både i app og på PC.

Nye GeoSak Felt har også endret søkefunksjon, slik at den matcher søket i kartet i GeoSak. Alle saker vil være tilgjengelig for kontrollør til enhver tid, og kontrollør kan sette opp et personlig filter, slik at appen kan skreddersys hver enkelt bruker.

Drammen kommune har så vidt startet bruken av siste versjon av feltapplikasjonen, og jobber sammen med oss i Geomatikk med å forbedre og optimalisere bruken av denne.

God dialog sikrer kundeorientert videreutvikling

Drammen kommune er en viktig kunde og samarbeidspartner for oss i Geomatikk, og er en av flere kommuner som er flinke til å komme med innspill på forbedringsforslag eller som gir oss tilbakemelding når noe ikke oppleves å fungere som det skal. Dette er helt avgjørende for at vi som leverandør skal kunne ivareta og møte våre kunders behov, og vi setter stor pris på tilbakemeldingene Drammen og øvrige kommuner til enhver tid gir oss. Per Olav trekker frem fordelen ved god leverandørdialog ved utviklingsønsker;

«Jeg synes det er fint at selv om det ikke er noe som går an å gjøre med en gang, så havner det på lista over mulig utvikling hos Geomatikk. Så er det jo alltid et spørsmål om det er noe man må ha eller om det er noe som er fint å ha. Da er det veldig positivt at Geomatikk tar dialogen om prioritering, samt kommuniserer mulighetene og er åpne på hva som er enkelt å utvikle, og hva som eventuelt vil kreve litt mer.»

Av forslag til ny funksjonalitet som hadde vært nyttig og hatt per i dag trekker Per Olav frem mulighet for å kunne chatte med saksbehandler i GeoSak, i tillegg til dagens e-postdialog. I tillegg synes Per Olav det hadde vært nyttig med vannmerke med kilometrering på bildene som tas ute i felt. Dette er et gode innspill som vi i Geomatikk selvsagt tar med oss videre.

Vi i Geomatikk er glade for å kunne bidra til å effektivisere saksbehandling og koordinering av gravearbeider i Drammen kommune. Vi setter stor pris på samarbeidet med kunder som Drammen kommune som gir oss som leverandør noe å strekke oss etter, og bidrar til at vi kan tilby de beste tjenestene og løsningene i markedet. Vi takker Per Olav Horne for praten!